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文档管理

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文档管理
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       文档管理

  一、前言

  【文档管理】 是指对工程项目进展过程中生成的所有文档资料进行统一管理、存储、并制定相应的查阅流程,按用户分配查阅权限。

  建筑工程在推进过程中会产生大量的文件、图纸、文档、合同、表格等资料。这些资料记录了工程项目从无至有,记录了工程各种问题的解决策略,是企业发展史的重要组成部分,是工程建设过程的重要指导文件,又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建、和扩建的原始依据,更是企业的宝贵财富,因此,企业应对整理与归档工作给予相对的重视。

  二、文件储存

  文档存储是文档管理工作的基础,系统提供以下管理功能:

  1、自定义文档存储目录,用户根据管理需要自由设置档案目录,方便对档案资料进行查阅和修改。

  新增文档文件有两种方式:

  A窗口左侧选择对应文档归属目录,在窗口右侧点击“新增”按钮,简要填报文档信息,然后选择新建的文件,点击“导入”,选择操作电脑上对应的word、Excel、PDF等文件即可完成导入。
办公文件

  B 部分常用的格式型文件,可将经常使用文档格式编辑到“模板”中,若在异地办公想要使用模板,可以直接下来。

  点击“模板维护”按钮,在窗口右侧点击“新建”按钮,然后选择新建的文件,点击“编辑”按钮,打开“模板列表”窗口,选择一个模板,打开模板后编辑文档后保存即可。文档借阅

  三、文档管理

  通过文档管理模块,能够实现对档案的借阅、归还资料的全面管理。

  选择一个文件后,右击鼠标选择“借阅”,即可向文档所有人发出借阅请求。文档管理

  待文档的所有者登录软件的文档管理后,会自动出现某用户借阅提示:文档借阅

  软件内置了强大的检索功能,支持通过文档编号、文档名等信息快速找到对应的文件。文档管理

来源:金石软件