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文档管理

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文档管理

  文档管理

  在工程项目的建设过程中,各类文档资料的妥善整理归档是一件非常重要的事情。各种建设工程资料能够记载建设工作过程中的各种事务发生、处理方案,这些文件能为企业未来处理同类事件提供参考依据。也是新工程建设过程重要指导文件,是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。

  因此,做好工程文档处理工作显得相当重要。

  传统的企业文档管理模式是以纸质文件为主,由专职档案员负责管理,文件储存至档案室,需要时再按编号等手段进行寻找。

  此类管理模式具有非常明显的缺点:纸质文件的保存会受到环境的限制,容易出现霉变、损坏等情况,并且随着文件的增多,管理难度递增,丢失、来去不清、损毁、寻找文件迟缓等现象频发。

  利用项目管理软件能够妥善的解决文件管理问题,首先所有的文档都将电子化储存在服务器,不会随着时间变化而损毁,基本可以实现永久保存。

  其次在软件中可以通过编号、文件信息、时间等进行快速查找对应的文件,并且可以通过软件清晰文件的往来关系;更可以按用户岗位分配文档阅读权限……可以说使用感受能达到质的提升。

  一、功能介绍

  1、按用户分配阅读权限

  在文档管理模块,可以通过权限设置功能在线分配岗位权限。

  可分配项包括查看、修改两项,通过此功能可以快速为每个员工配置对应的文件查阅权限。
文档借阅权限

  2、文档管理、查阅

  用户可以在系统中对文档进行分类,建立各种汇总文档,存储时按类存储,查阅方便。

  用户查阅时可以通过编号、名称、关键词、所属项目、所属目录、文件类别等进行快速查找。
文档查询

  3、文件模板功能

  为了提高效率,提供文件的标准“模板”功能,企业可以对常用的各类文档创建标准模板,员工可以在线取用,方便对各类文档进行标准化管理。
文档模板

    4、在线发起借阅

  在文件列表处,选中文件右键点击,即可在线发起借阅申请。相关责任人员会立刻收到申请。
文档管理

  待文档的所有者登录软件的文档管理后,会自动出现某用户借阅提示:

文档借阅

来源:金石软件