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工程项目管理系统之档案管理

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工程项目管理系统之档案管理

  21世纪,信息科技的发展引发了企业管理的变革。工程行业的扩张,产业规模的不断增长,使得工程档案资料的管理的重要性也凸显出来。

  众所周知,档案管理工作有着数据量大,类型复杂,处理繁琐的特点。面对越来越多的各类文件、合同等各种类型的档案信息,传统的档案管理方式明显已不能满足各大工程企业需求。因此,通过工程管理系统进行档案的信息化、电子化已成为必然发展趋势。

  1、工程企业档案涵盖了大量知识信息,包括文字、图表、图纸等不同形式的电子档案资料,它们记录了企业施工的真实过程和各类情况的应对方式。这些资料都是工程建设中商务、施工、经营、开销等活动最真实的反映,能够系统展现工程的竣工验收、投产、工程结算的各个过程……

  2、档案管理工作的特性决定了它必是一项繁琐而复杂的任务。只有具备标准、规范的工程项目管理系统才能够起到有效的左右——加快对档案资料进行分类、查找、浏览的速度和正确性,避免人工错误的出现。

  3、随着工程体制改革,档案管理系统的信息价值也越来越被人们认识和发现。一个完善的档案管理机制是避免各级单位之间的信息孤立的有力工具,并且是企业信息资源的交换、互访和共享的先决条件,更是提升企业管理水平的基础。

  我国企业档案管理的研究起步比较晚,可以用下述阶段进行划分:

  一、传统的手工操作阶段:

  在此阶段,企业会安排档案员负责档案管理,对档案的管理工作仅依靠和凭借档案管理人员的经验。案卷装订,案卷目录抄写等工作,都是由人工操作来完成,编撰完成后,存放于档案柜中,需要调用时,按名录进行查找这种管理不仅不规范,且查找极为不方便,效率低,且文件容易丢失。
档案室

  二、半自动化阶段:在计算机上编纂execl表格立卷,实现了单机目录检索,较传统方式效率有了明显的提高。

  三、自动化阶段:文件、档案统一化管理,在企业内网可以实现档案的存储与全文检索。

  四、信息化阶段:不仅实现了局域网内可访问,通过账号密码登陆管理工程管理系统的后台后,只要连接上互联网,任意地点都可访问,且可以通过对档案数据进行分析,进行决策。

  目前,我国企业的在档案管理方面大多数仍处于第二、四阶段,也有些通过取巧的方式实现了部分第四阶段——比如将企业资料上传至云盘,实现网络共享。但实际上,并没有真正实现档案管理的信息化,资源也没有得到真正的共享,如无法对各级人员进行阅览权限分级,也无法在线发起借阅等申请,相关的档案管理人员在工作过程中,也只是机械地将档案内容进行整理和系统输入。相对信息化高度发展的今天,这一方式效果并不显著,整体的管理水平也不高。

  在原有的工程系统工程档案管理中,一方面,档案管理人员在专业知识上水平参差不齐;另一方面,信息交互受空间时间的影响较大。

  这些情况,既不利于档案管理,也不利于生产活动中利用档案提高效率。而对工程企业而言,工程项目档案占档案总量的90%以上,所以对于工程行业而言,做好工程项目档案的管理工作,对提高整个企业的档案管理水平非常重要。

档案管理软件

发布时间:2021-01-05    编辑:金石软件
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