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证件管理

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证件管理

  对于工程企业而言,证件存在两个特点。

  第一,证书多;与工程相关的证书、资质非常多。

  第二,要求严;很多事宜必须有证件到位才能推进。

  针对以上情况,金石工程项目管理软件创立了证件管理模块,主要由已下模块构成。

  证件基础信息、证件管理、证件借出归还记录、证件相关提醒组成、证件查询等组成。

  一、证件基础信息管理

  该模块主要是在系统中预设发证机关、存放位置、证件名称等信息,方便证件后续信息归类。

  二、证件管理

  该模块是证件管理机制的核心部位,各类证件的详细信息都将归纳至此,包括证件来源(内部/外部)、证件名称、持证人、发证机关、编号、存储地点、有效时间等,通过此模块,可以快速阅览企业拥有证件的相关情况和详细信息。
证件列表

  三、证件借出归还管理

  工程企业在商务活动中,时常需要携带相关证件外出,如果没有一套记录手段,非常容易出现借出遗失、长时间未归还、寻找困难、追责困难等情况。

  借出归还管理由三个模块构成:预约、借出、归还。

  1、预约

  证件预约单主要用于某证件使用频繁,为合理规划使用日期,避免使用冲突而设立。

  证件预约单包括:发起人、持证人、证件名、预计使用日期、用途等项,发起审核通过后相关领导审核通过,方可进入下一步——借出证件。

  2、借出

  证件借出单据和证件预约单颇为相似,包含的内容相对一致,主要增添了预计归还日期、执行预约等项。

  3、归还

  证件使用完成后,相关人员归还证件至指定地点和责任人后,还需要填报证件归还单,规划单信息相对简单,主要涉及发生日期、证件单号、相关人员姓名等。

  通过预约-借出-归还三个单据,基本形成了一套完整的证件管理模式。

  四、证件提醒

  建筑相关的证件许多都是有时间限制的,到期后将不再具有使用效力。金石工程项目可对关键的证件提醒功能,可以预设证件有效期和提醒时间。

  如:A证件有效期为2021-12-31日。可以设置90天提醒(该日期自由设置)和提醒人员孙某,那么到期前90天即2021-9月30日,系统将自动给孙某的程序发送提醒,并发送短信到孙某的预留手机号码上,提醒孙某及时处理相关情况,避免出现证件过期的情况。

  五、证件查询

  传统管理方式中,想要从繁多的证件中找到需求的那一个,有时候需要花费大量的时间翻找,金石的证件查找功能,通过输入关键字,可以快速的查找到证件的信息,效率提升十倍。
证件查询

  除此之外,系统提供了证件使用明细查询,快速查询企业/项目/个人使用过的所有证件,以此完成了证件管理环节的最好一环。

  通过以上五大模块,金石软件打造了一套完整的证件管理体系,功能全面,效果卓越,非常适合广大工程企业使用。
 

 

来源:金石软件